Une méthode ridiculement simple de « planification semaine »

Pendant trop d’années, mon quotidien de travailleur autonome ressemblait à celui d’un commis de dépanneur. Des journées imprévisibles et un horaire irrégulier. Des demandes urgentes, entrecoupées de temps morts. Après beaucoup d’expérimentations, c’est finalement un outil tout simple qui m’a permis d’apprivoiser le chaos et de prendre le contrôle de mes semaines. Coût d’implantation de cette méthodologie transformative ? Moins de 30 $. En voici les grandes lignes. 

1.     Installez un tableau blanc effaçable à sec.

Il existe des logiciels de gestion de projet ultrapuissants qui utilisent le diagramme de Gantt pour ordonner vos tâches dans une configuration optimale. Mais si vous travaillez en solo, vous n’en avez probablement pas besoin.

Une planification semaine, ça change tout le temps. Mieux vaut donc qu’elle soit aussi simple et rapide à modifier que possible. Effacer un projet à la brosse et le réécrire ailleurs sur un tableau blanc, ça prend deux mouvements — faire la même chose dans un logiciel demande beaucoup plus de clics. 

Enfin, c’est pratique de n’avoir qu’à jeter un coup d’œil au tableau pour évaluer comment les choses avancent et ce qu’il reste à faire, plutôt que d’ouvrir une énième fenêtre à l’écran.

2.     Inscrivez les jours de la semaine et un coin « en attente ».

Remplissez la moitié supérieure du tableau avec cinq colonnes identifiées du LUNDI au VENDREDI et gardez un espace libre EN ATTENTE. C’est là que vous indiquerez les projets que vous ne pouvez pas encore commencer, mais qui pourraient survenir d’une journée à l’autre.

Si vous croulez sous les demandes, il n’y a rien de mal à ajouter une colonne WEEKEND à l’occasion pour reprendre le dessus.

3.     Mettez-y votre planification quotidienne selon votre capacité.

Sur combien de projets différents pouvez-vous travailler chaque jour ? Visualisez un nombre correspondant de « blocs » à remplir. Séquencez vos engagements en fonction de leurs dates de tombée et de vos habitudes.

Pour ma part, je rédige habituellement un nouvel article chaque matin, et un second en après-midi. Le reste du temps, j’apporte les changements demandés à des textes déjà livrés, je réponds à des courriels ou je prends de l’avance sur l’échéancier. Pour clore la semaine en beauté, je consacre chaque vendredi à l’écriture d’au moins un contenu de marque dont le sujet me passionne — comme la mixologie ou l’insolite.

Un projet d’envergure nécessitera plus d’une journée à réaliser ? Fragmentez-le en sous-tâches ou en séances de quelques heures que vous pouvez structurer dans votre horaire.  

Votre semaine en cours est pleine ? Ajoutez-en une nouvelle dans la partie inférieure de votre tableau et insérez-y vos prochains projets. Alternez entre le haut et le bas, au fil des semaines, afin d’éviter d’avoir à retranscrire l’information inutilement.  

4.     Prévoyez des trous.

Aucun plan n’est parfait.

Dans sa chanson Beautiful Boy (Darling Boy), John Lennon dit que « la vie, c’est ce qui vous arrive pendant que vous êtes occupé à planifier autre chose » (Life is what happen to you while you’re busy making other plans).

Conservez donc quelques blocs « lousses » afin d’accepter les demandes de dernière minute ou saisir les occasions impromptues. Ou encore, pour honorer tous ces projets qui poireautent actuellement dans votre coin EN ATTENTE et qui finiront bien par débloquer.

Même si un espace demeure vide jusqu’au jour prévu, il n’est pas perdu — profitez-en pour régler une tâche du lendemain plus tôt que prévu et surprendre votre client.

5.     Rayez les projets complétés.

Quand on exerce un métier peu manuel, le simple fait de se lever et de rayer un projet ou une tâche au tableau devient hautement satisfaisant. Il y a une finalité à ça. On a l’impression d’avoir accompli quelque chose de grandiose. Ça donne envie de répéter l’exploit, en s’attaquant au prochain élément sur la liste.