Un moyen simple et gratuit de sauvegarder et de partager vos fichiers
Il existe deux méthodes afin de classer des dossiers : la façon optimale (c’est-à-dire, la vôtre) et « le chaos erratique d’un raton laveur sur le LSD » (soit le reste du monde). Malgré la grande popularité des plateformes collaboratives, voilà pourquoi Dropbox demeure mon outil de prédilection pour stocker, partager et accéder à des fichiers. Dropbox, c’est quoi ? C’est une solution infonuagique qui permet de faire tout ça, mais SANS qu’un client ou qu’un collaborateur vienne tout bousiller derrière vous. En voici un survol.
Dropbox synchronise vos fichiers automatiquement.
Dropbox vous permet d’accéder à vos fichiers à partir de n’importe quel appareil. Vous êtes sur la route et devez consulter une facture, votre journal de déplacements, vos états financiers ou la maquette d’un projet en cours ? Tant que l’information fait partie de votre dossier Dropbox, vous pouvez l’obtenir grâce à votre téléphone intelligent.
Mais en plus de ça, vous pouvez également choisir de sauvegarder vos fichiers localement. Lorsque vous y apportez des changements, les plus récentes versions deviennent disponibles en ligne et sont synchronisées entre vos différents appareils en arrière-plan, sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.
Ça signifie que même en cas de panne de courant ou d’Internet, vous êtes libre de poursuivre vos tâches sur un ordinateur portable (tant que vos documents sont à jour). Une fois la connexion rétablie, vos fichiers nouvellement modifiés se propageront partout ailleurs.
Dropbox conserve des copies de sécurité.
Même si vous deviez échapper votre téléphone intelligent dans un lac, qu’un animal sauvage piétine votre tablette et que votre bureau à domicile brûle au grand complet (ouf, dure journée !), votre travail n’est pas perdu. Dropbox stocke précieusement vos fichiers sur le nuage, vous permettant ainsi de reprendre vos activités dès que vos nouveaux équipements sont configurés.
Cette plateforme vous protège également de dangers moins extrêmes, tel qu’écraser un fichier par erreur. Il suffit d’un clic-droit et de sélectionner Historique des versions au menu contextuel pour restaurer une sauvegarde précédente du document, qu’elle date d’il y a quinze minutes ou de trois semaines.
Le fichier a été complètement supprimé ? Sélectionnez le dossier où il se trouvait, effectuez un clic-droit et sélectionnez Afficher sur Dropbox.com. L’option Afficher les fichiers supprimés vous présente tout ce qui a été effacé récemment, avec possibilité de le récupérer.
Lien Dropbox vs Google Drive vs WeTransfer : beaucoup moins de problèmes !
Google Drive offre des fonctionnalités semblables et permet de partager vos fichiers ou vos dossiers avec d’autres personnes. Or, à moins d’assouplir les paramètres de sécurité par défaut, l’excès de prudence fait en sorte que des collaborateurs appelés en renfort risquent de se heurter au mur impénétrable « Accès nécessaire » ci-dessous. Ou encore, des gens pourraient directement modifier votre joli travail et causer d’autres problèmes.
L’outil WeTransfer est une autre solution populaire pour transmettre des fichiers trop volumineux pour envoi courriel à des clients ou collaborateurs. Votre temps est précieux : pourquoi gaspiller ne serait-ce qu’une seule minute à téléverser vos fichiers manuellement ? Enfin, à moins de souscrire un abonnement payant, de tels transferts expirent après quelques jours seulement. L’envoi est donc à refaire… et d’autres minutes s’envolent.
La simple fonctionnalité Copier le lien Dropbox évite tous ces problèmes.
Sélectionnez le fichier ou le dossier à partager, effectuez un clic-droit et choisissez Copier le lien Dropbox au menu contextuel. Collez (CTRL + V) ensuite ce lien de partage dans un courriel. Quiconque possède ce lien pourra consulter et télécharger ce que vous partagez, mais sans pouvoir l’effacer ou modifier votre propre copie du dossier. Nul besoin de patienter pendant le téléversement : c’est déjà fait.
Cette méthode de partage est simple, rapide, sans effort et n’expire jamais (tant que vos documents demeurent sauvegardés au même endroit et avec le même nom).
Dropbox est gratuit.
Oui, les versions payantes de Dropbox comprennent des fonctionnalités avancées telles qu’une capacité de stockage immense et la récupération des fichiers pendant jusqu’à 180 jours. Mais tant que vous ne prévoyez pas conserver plein de vidéos, d’images et d’autres éléments volumineux, le forfait gratuit de 2 Go pourrait être amplement suffisant pour vos besoins.
Tant qu’à télécharger la version gratuite de Dropbox, utilisez mon lien d’invitation : ça vous débloquera 25 % d’espace de stockage en bonus. (J’obtiendrai moi aussi du stockage supplémentaire… mais avec un abonnement de 2 To, je n’en aurai jamais besoin !)